Posted by: stevanustanly | August 5, 2009

4 Alat Manajemen Waktu

Waktu selalu menyertai kita. Waktu tak akan bisa kembali lagi. Hari kemarin tetap hari kemarin. Tidak ada mesin waktu kayak di cerita-cerita konyol. Siapa yang nggak bisa memanajemen waktu dengan baik akan tertebas waktu itu sendiri.
Oke, manajemen waktu pernah dibahas di rubrik ini. Namun selalu ada pengembangan-pengembangan baru yang kita perlu tahu untuk memanajemen waktu dengan baik. Kali ini, pertama kali Anda kudu punya komitmen untuk mengatur waktu, dan seterusnya, aturlah waktu dengan 4 alat manajemen waktu di bawah ini!

Membuat komitmen untuk mengontrol waktu Anda merupakan langkah pertama bagi manajemen waktu yang sukses. Langkah selanjutnya adalah merencanakan dan memprioritaskan waktu Anda dengan menuliskan tujuan hidup Anda.
Manajemen waktu secara tertulis nggak hanya bikin rencana Anda lebih efektif, namun juga akan memperdalam komitmen Anda terhadap tujuanmu. Tambahan lagi, Anda akan punya catatan untuk memandu, menelusur balik, serta menganalisa tujuan Anda. Secara ideal, Anda seharusnya hanya punya satu sistem perencanaan waktu yang membundel elemen-elemen berikut ini secara bersama.

Satu: Gunakan Pensil
Jika Anda ingin menjadwal hidup Anda, lupakan bolpoin atau sesuatu yang bertinta. Anda akan membuat perubahan-perubahan dalam perencanaan karena itu sebuah pensil dapat lebih menolong Anda membuat perubahan tersebut tanpa bersusah payah mencari tip ex. Lagian, penggunaan pensil akan menolong Anda untuk tetap fleksibel saat Anda merencanakan waktu Anda. Hidup bisa jadi tak terprediksi dan pensil merupakan alat yang nggak rewel untuk mengubah-ubah. Dengan kata lain, alat sederhana ini membantu Anda lebih mampu mengendalikan rencana-rencana Anda.

Dua: Juga Kalender
Sebuah kalender memberi Anda pandangan ke depan yang luas dari seluruh komitmen Anda –belajar, dakwah, keluarga, pribadi, komunitas dan sosial. Masukkan janji baru, kejadian, pertemuan, deadline suatu kerjaan, juga tanggal ketika Anda merencanakan untuk memulai sesuatu dengan baik. Untuk menghindari terlalu banyak penjadawalan, pastikan kalender Anda siap diakses setiap waktu –ketika di sekolah, di rumah, dan ketika dalam perjalanan.

Tiga: Rencakan Aktivitas Mingguan Anda
Luangkan waktu seminggu sekali untuk menjadwalkan janji, komitmen belajar, tugas, waktu pribadi, waktu keluarga, dan lainnya dalam perencanaan satu minggu ke depan. Bermurah hatilah dalam estimasi waktu untuk penyelesaian tugas dan rancanglah deadline yang layak. Berpikir realistislah mengenai waktu Anda. Jika perlu gunakan stabilo agar jika ada acara dadakan, jadwal yang telah ditulis tetap terlihat jelas.

Empat: Buatlah Daftar Kerja Harian
Sebuah daftar kerja bisa jadi sangat bernilai untuk menolong Anda mengendalikan waktu Anda. Tentu di samping sebuah kalender. Sebuah daftar kerja memberi Anda pandangan sekilas terhadap apa saja yang Anda butuhkan, atau Anda sukai untuk diselesaikan pada hari Anda.
Orang lain merasa bahwa daftar kerja merupakan pembuangan waktu yang nggak efisien. Tapi, jika digunakan secara benar, daftar kerja ini mampu:
-Meminimalisir kebingungan karena adanya pengkategorian prioritas kegiatan serta jelasnya tujuan akhir
-Menjaga acara-acara sepele yang senantiasa kudu diwaspadai
-Meningkatkan kemampuan Anda dalam mengingat karena ketika Anda kudu menuliskan segala sesuatu, pikiran Anda pun akan aktif bekerja
-Menolong Anda memprioritaskan aktivitas Anda.
Mengerjakan beberapa hal dalam suatu hari tanpa sebuah daftar kerja bisa membuat bekerja begitu saja tanpa arahan yang jelas. Kadang Anda bisa temui orang yang sore hari sudah kehabisan tenaga tapi tetap bingung, kepalanya pusing, hatinya mengeluh, “Aku tahu aku tadi sudah sibuk, tapi tampaknya tidak ada hasil dari seluruh aktivitasku tadi.”

Menyusun Daftar Kerja Anda
Nah, kini saatnya bagi Anda untuk menyusun suatu daftar kerja
1. malam sebelumnya atau pagi-pagi sekali, pikirkan seluruh kerjaan harian Anda dan tulislah. Pakai kertas kosong atau notes kecil nggak masalah, yang penting tulis saja. Jangan lupa hal-hal atau kerjaan-kerjaan yang sepele!
2. kelompokkan mereka dengan menggunakan kode, seperti: A= item yang harus dikerjakan, B = item yang seharusnya dikerjakan, C = item yang bisa dikerjakan
Jadi prioritas pengerjaan A lebih tinggi dari B dan C. Sedangkan prioritas kategori B lebih tinggi dari C.
3. prioritaskan tiap kelompok dengan menambahkan nomor setelah huruf, contoh:
A1 menyelesaikan tugas matematika
A2 mengerjakan tugas kelompok biologi
B1 ke kantor pos ambil wesel
B2 memposkan tagihan
B3 ke laundri
C1 telepon keluarga
C2 merapikan berkas-berkas
Di dalam tiap kategori angka yang lebih kecil menunjukkan prioritas yang lebih tinggi. Jadi prioritas pengerjaan A1 lebih tinggi daripada A2.

Menjalankan Daftar Kerja Anda
Pertama banget, jadikan daftar ini mudah dilihat setiap waktu selama hari-hari Anda supaya Anda tetap terfokus dan berada pada jalur yang benar.
Kerjaan-kerjaan tersebut harus diselesaikan berurutan sesuai nilai prioritas kerjaan tersebut, kecuali jika kerjaan tersebut punya waktu sisipan, seperti pertemuan atau pelajaran di kelas. Masukkan kerjaan-kerjaan yang bisa dikerjakan secara cepat ke kategori B dan C. Tujuan Anda adalah menyelesaikan seluruh item A, dan sedapat mungkin B serta C. Walaupun demikian, tetaplah realistis dengan batasan waktu Anda dan prioritas Anda. Tidak semua kerjaan merupakan kategori A hari ini, bahkan jika hal tersebut sangat penting.
Berilah tanda cek atau silang pada setiap tugas yang telah Anda selesaikan. Pada akhir setiap hari, pindahkan item kerjaan yang belum bisa Anda selesaikan ke daftar kerja hari lainnya. Daftar kerja hari lainnya bisa berarti hari berikutnya atau seminggu lagi, atau hari yang lain sesuai dengan perencanaan waktu Anda. Ini menjaga seluruh kerjaan yang belum selesai tetap nggak terlupakan. Ketika Anda gagal menyelesaikan suatu kerjaan pada suatu hari, cantumkan panah padanya dan pada tanggal berikutnya di mana Anda menambahkan kerjaan itu.
Contoh: à 1/3 C2 merapikan berkas-berkas. Ini berarti kerjaan ‘merapikan berkas-berkas’ Anda pindah pada tanggal 1 Maret dengan prioritas C2.
Dengan memindahkan kerjaan-kerjaan tertentu, sadarilah bahwa prioritas kerjaan itu pun dapat berubah. Karena itu, perhitungkan pula prioritas kerjaan-kerjaan yang Anda pindahkan tersebut. Walaupun ‘merapikan berkas-berkas’ bisa jadi Anda beri kode C2 hari ini, tapi dalam beberapa hari, ia dapat naik masuk kategori A atau B.
Jangan berharap diri Anda bisa menyelesaikan seluruh item karena mesti ada item-item yang punya prioritas lebih rendah yang bisa dilaksanakan pada waktu mendatang.
Di sisi lain, jika Anda menyelesaikan seluruh kerjaan Anda hari ini, Anda dapat melihat jadwal kerjaan ke depan dan menyelesaikan beberapa kerjaan yang Anda rencanakan untuk Anda selesaikan pada hari-hari depan tersebut. Artinya kerjaan pada hari-hari depan bisa Anda selesaikan pada hari tersebut. Dengan begini, Anda bisa menabung waktu, dan tabungan waktu tersebut suatu hari dapat Anda buka sebagai hari istirahat.
Jika Anda punya sebuah kalender dengan penjilid spiral, Anda bisa menempatkan daftar kerjaan Anda pada penjilid spiral tersebut. Anda bisa lebih efektif jika daftar kerjaan Anda terletak nggak jauh-jauh dari kalender harian Anda.
Jadikan menambahkan tugas serta janji ke daftar kerja harian Anda sebagai kebiasaaan. Namun, ketika Anda punya ide cerah untuk menyelesaikan sesuatu jangan tunda sesuatu yang harus Anda selesaikan tersebut hingga hari sebelum hari deadlinenya. Kalaupun Anda nggak bisa mengerjakannya ketika Anda dapat ide cerah tersebut, Anda bisa menuliskan ide cerah tersebut, hingga jika tiba waktu untuk menyelesaikannya, Anda tinggal menjalankan ide cerah Anda tersebut.

Tips Ringan tapi Penting
Terakhir kali, ada beberapa tips agar manajemen waktu Anda lebih menggigit.
Pecahlah proyek besar menjadi beberapa kerjaan yang dapat diatur yang dapat diselesaikan dalam suatu jangka waktu. Ini mencegah Anda dari terbebani dengan pekerjaan.
Seorang psikolog dan terapis merekomendasikan untuk memulai mengerjakan sebuah kerjaan kecil atau bagian kecil dari suatu kerjaan yang besar. “Hal ini cenderung memotivasi Anda untuk meneruskannya karena ini memberimu perasaan penting bahwa daftar kerjaan Anda bermanfaat bagi Anda.” Katanya.
Jangan biarkan acara pembuatan daftar kerja memakan waktu pengerjaan kerjaan itu sendiri! Terlalu banyak waktu untuk mempersiapkan daftar kerjaan Anda tanpa beraksi tentu saja merupakan acara buang-buang waktu.

Realistislah
Penggunaan empat alat manajemen waktu ini merefleksikan komitmen Anda kepada diri Anda sendiri dan tujuan Anda. Dengan menggunakan waktu untuk memetakan tujuan Anda menjadi langkah kecil secara bulanan, mingguan, dan harian, Anda sedang dalam perjalanan meraih mimpi Anda.
Sistem manajemen waktu ini memang membuat Anda berkonsentrasi dan punya tanggung jawab terhadap rencana hidup Anda. Walaupun demikian, sistem ini nggak bisa digunakan untuk mengukur sukses Anda. Alih-alih, ia merupakan alat untuk mengatur waktu Anda semata. Ukurlah sukses dengan kualitas hidup Anda dan bukan dengan banyaknya item yang telah kau coret di daftar kerja Anda.
Menjadi sibuk mengatur waktu merupakan pembuangan waktu yang tak berarti. Karena itu, empat alat manajemen waktu ini menolong Anda tetap fokus pada proyek besar –menjalani hidup dengan arti dan tujuan. Bukankah ini alasan Anda mengapa Anda ingin mempraktekkan manajmen waktu efektif tadi? Bukankah dengan manajemen waktu ini Anda ingin lebih berkualitas?
Semakin Anda melatih kebiasaan pemercepatan waktu ini, semakin banyak kendali Anda atas waktu dan hidup Anda. Pengendalian ini membuat Anda menjadi lebih sadar dan paham terhadap diri Anda sendiri sehingga Anda tambah pede dan tambah berkualitas.

sumber: wirawax.wordpress.com


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: